La procrastinación: una actitud presente en el contexto organizacional

Tiempo de lectura: 10 minutos

La procrastinación es una invitada que puede presentarse en el contexto organizacional afectando tu rendimiento laboral y hasta puede comprometer tu salud.

¿Eres procrastinador(a)?

Revisemos:

  • ¿Dejas para después asuntos importantes?
  • ¿Te abrumas, con frecuencia?
  • ¿Te cuesta priorizar?
  • Te distraes con regularidad: redes sociales. Llamadas, mensajes, emails.
  • Eres optimista: Sobrevaloras tu capacidad de hacer la tarea en el futuro.
  • Revisas y revisas, te demoras en enviar o entregar ya que tiene que estar “perfecto”
  • Procrastinas leyendo material sobre ¿cómo no procrastinar? (a veces pasa)
  • ¿Otro?, compártelo en los comentarios de este blog

Si respondiste afirmativamente a una o varios de estas interrogantes o planteamientos te aproxima a actuar como procrastinador(a).

La procrastinación es un adversario fuerte; y es más común en la vida cotidiana de lo que podemos pensar. Es un término que hemos escuchado en algún momento de nuestras vidas. Puede entenderse como esa sensación que te lleva a aplazar una tarea importante, dejándola para “más tarde”; es algo a lo que todos estamos propensos en mayor o menor medida. Sin embargo, ¿qué sucede cuando la procrastinación se adueña del entorno empresarial? ¿Cómo afecta a la empresa? y ¿Cómo podemos disminuirla?

Responder a las interrogantes planteadas en el párrafo anterior, es tarea difícil, ya que, como seres integrales, por lo general, existe una tendencia a repetir conductas o hábitos que forman parte de nuestra vida personal en el área laboral. En algunos momentos puede resultar positivo, no obstante, en otras circunstancias vienen a ser poco funcionales, y llevan a resultados negativos en nuestro rendimiento y productividad.

La procrastinación en la empresa

vamos a entenderla como la tendencia que impulsa a los colaboradores a posponer tareas o responsabilidades laborales, a menudo debido a la falta de motivación, la evitación de tareas desafiantes, dificultad para decir No, y los obstáculos que se presentan al momento de gestionar eficazmente el tiempo. Aunque la procrastinación puede parecer una situación o problema personal, sus efectos pueden ser devastadores en el ámbito laboral. En el origen de la procrastinación pueden o suelen haber razones personales, el tipo de tarea que corresponde realizar y también las excusas que nos damos, lo que termina afectando nuestra productividad y como somos un sistema esto también tiende afectar a otras personas o unidad(es) de la organización.

Causas posibles de la procrastinación en el entorno empresarial

Al hablar de procrastinación es importante comprender causas subyacentes. Entre ellas, podemos mencionar:

  • Falta de motivación: Cuando los colaboradores no están completamente comprometidos con su trabajo o no ven el propósito en lo que hacen, son más propensos a procrastinar.
  • Tareas desafiantes o abrumadoras: Las tareas que parecen abrumadoras pueden llevar a la procrastinación, ya que los miembros del equipo pueden sentirse intimidados por la magnitud de la tarea.
  • Síndrome del impostor: la persona cree que no cuenta con las competencias o habilidades para realizar la tarea.
  • Inadecuada gestión del tiempo: dejamos para luego organizar la agenda; o se planifica y se hace una lista de tareas que en la realidad no se cumplen.
  • Cuidado con nuestro cerebro cuando nos lleva al ahorro de energía mental buscando conservarla, pues surgen los trucos mentales de nuestro cerebro que nos lleva a seguir descansando.
  • Pensamos en lo que tenemos que hacer y nos inunda el aburrimiento y el desgano.

La procrastinación como conducta usual en la empresa puede llevar a consecuencias negativas; nombremos algunas:

  • Disminución de la productividad: Cuando los empleados procrastinan, la productividad disminuye, ya que las tareas se realizan más lentamente o, en el peor de los casos, se dejan sin hacer
  • Aumento del estrés: La procrastinación puede generar una mayor presión sobre los empleados, pues se sienten obligados a cumplir plazos ajustados o a hacer frente a tareas acumuladas
  • Impacto en la calidad del trabajo: Las tareas realizadas a última hora suelen ser de menor calidad, lo que puede afectar negativamente la reputación de la organización
  • Conflictos internos: La procrastinación puede dar lugar a conflictos en el equipo, debido a que algunos miembros pueden sentir que otros no están cumpliendo con sus responsabilidades

Consideraciones factibles al momento de gestionar la procrastinación en la empresa

Suscribo que el tiempo es un recurso natural no renovable, por ende, es finito. Sin embargo, al hablar de procrastinación vamos a unirlo a energía, de esta manera comenzamos a mirar dejar las cosas para luego, desde otra perspectiva.  Y, comenzaríamos por concientizar ¿en qué quieres ocupar tu tiempo? ¿qué deseas realizar? ¿cuál es el beneficio o satisfacción que sientes al realizar esta tarea? Decides ser el protagonista de tu tiempo y el que asume el control de los resultados, o vas a dejar que el entorno, las distracciones o los trucos mentales se apoderen de tu productividad, con posibles implicaciones negativas en tu salud y en el rendimiento laboral. Lo cual puede sumarse a sentimientos de insatisfacción y baja autoestima.

En algunas ocasiones la procrastinación puede ser una causa de la pérdida de productividad y en otras ocasiones puede ser un síntoma de algo más. Por ejemplo, si existe un resentimiento sobre la responsabilidad de esa tarea, si no me gusta la posición que tengo o no me gusta el cambio que me hicieron en la empresa y eso trae una evitación para hacer esa tarea.

Es valioso considerar también la procrastinación del abrumado, cuando la tarea o el conjunto de tareas exceden su capacidad de gestión, entonces aparece la evitación acompañada posiblemente de frases como ¿Me están pagando para hacer todo esto que tengo que hacer?

Algunas estrategias y más…

Afortunadamente, existen estrategias efectivas para combatir la procrastinación en el entorno empresarial. Algunas de las medidas que puedes implementar incluyen:

  • Establecer metas claras: Ayuda a los empleados a comprender sus objetivos y responsabilidades, lo que puede aumentar la motivación y reducir la procrastinación.
  • Fomentar la autodisciplina: Capacita a tus empleados en la autorregulación y la gestión del tiempo para ayudarles a evitar la procrastinación.
  • Crear una cultura de apoyo: Promueve un entorno en el que los empleados se sientan respaldados y puedan buscar ayuda si tienen dificultades para cumplir con sus tareas.
  • Utilizar herramientas de gestión del tiempo: Introduce herramientas y técnicas de gestión del tiempo para ayudar a los empleados a organizar sus tareas de manera más eficiente.
  • Fomentar la comunicación abierta: Anima a los empleados a hablar sobre cualquier problema que puedan enfrentar, incluida la procrastinación, para que puedas abordarlos de manera proactiva.

Sin embargo, más valioso que las estrategias (incluso las que compartimos en este blog) es el autoconocimiento, el manejo de la comunicación intrapersonal y la autodisciplina, lo que consideramos desde Buena Gente es que no existen caminos rápidos, ni “tips” mágicos, es posible que las estrategias anteriores funcionen para unos lectores y para otros no, porque la procrastinación es un hábito y por lo tanto su cambio es un proceso.

A veces, puede ser muy valioso hacer una ingeniera en reversa, es decir, ¿qué te dicen lo resultados? y sobre esa base caminar hacia atrás y ver donde pueden estar esos momentos de procrastinación e indagar en las causas para poder realizar un abordaje más efectivo.

La procrastinación y los estilos de personalidad

Tomando para este blog las palabras de nuestro CEO Freddy Mejía (te invitamos a escuchar nuestro capítulo del podcast en Spotify)  los estilos de personalidad per sé no son buenos ni malos, simplemente son. La procrastinación es prácticamente universal, nos ha pasado a todos o casi, entonces es difícil que exista un estilo de personalidad preponderante en este sentido, ¿Qué es lo que va a ser diferente? Las tareas que elijo procrastinar.

Las tareas, actividades o hacia donde desvío mi atención si pueden tener ciertas tendencias dependiendo del estilo. Por ejemplo, para una persona con tendencia observadora, su forma de distraerse sea perderse en la lectura de algo que no tiene nada que ver con la tarea que tiene que hacer, por otro lado, una persona con tendencia epicúrea, más orientada al placer el disfrute y la jovialidad lo que desvía su atención es salir un restaurante y disfrutar con alguien del trabajo y no hacer la tarea que tiene que hacer, entonces lo que cambia es el disparador.

Una cosa importante es que la procrastinación no es un defeco de carácter o de personalidad, usualmente es un componente de hábito y conductas aprendidas que para nosotros han generado un dividendo, hay una mínimo satisfacción en desviar nuestra atención.

A manera de cierre

La procrastinación puede tener un impacto significativo en la empresa, pero con la comprensión adecuada de sus causas y la implementación de estrategias efectivas, es posible una mejor gestión y mantener un entorno de trabajo productivo y eficiente. Al hacerlo, tu empresa puede cosechar los beneficios de una fuerza laboral comprometida y enfocada en los resultados.

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Emir Giménez

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